¿Cuánto vale un documento digital?

22 mayo 2013 por Fernando Moreno-Torres

Lo fácil sería decir “nada” y provocar rápidamente comentarios airados de los lectores (que los hay) expertos en firma digital y gestión de documentos seguros.
Pero “simplificar es equivocarse” y es uno de los errores de esta alocada vida en la que todos vamos corriendo. Un error que no quiero cometer. Además me quedaría un post muy corto.
Con los documentos digitales pasa exactamente lo mismo que con los documentos en papel: hay una gran variedad de complementos que podemos añadir y que cambian su validez. Me refiero en este post a validez legal, desde el punto de vista contractual, o como medio de prueba en un juicio.
Un papel impreso no vale nada. Curiosamente cuando se usaban máquinas de escribir “manuales” los documentos tenían más valor porque cada máquina tenía su “propia huella”. Al menos eso nos hacían creer en las novelas y películas policiacas. Lo que está claro es que un documento impreso hoy en día no sirve para probar nada porque cualquier persona crea una copia igual, o ligeramente diferente que es peor, en 5 minutos y nadie podrá distinguir la copia del original.
Si lo firmamos, con un bolígrafo, la cosa cambia. En el momento en el que añadimos nuestra “marca” personal y, hasta cierta medida, difícil de falsificar, este mismo documento tiene un valor mucho mayor. Ya serviría para probar que he dicho, o dejado de decir, ciertas cosas, que he adquirido un compromiso. Si firmamos dos “partes” ya tenemos un contrato perfectamente legal. Y si le ponemos un sello con tinta de otro color, aún es mucho más formal. A pesar de lo fácil que es ir a una imprenta y encargar un sello de caucho en el que pongamos que somos el presidente mundial de Apple.
¿Más formal y valioso? Solo tienes que ir a un notario y legalizar la firma. Le pone más sellos, más rúbricas… incluso (en España) una pegatina numerada. En algunos países sudamericanos cintas de colores.
Cuanto más adornas el papel, más vale. (Aunque hay quien sostiene que cuantos más colores tiene el documento y más floridos son los añadidos, menos validez hay que darle).
Con los documentos digitales pasa exactamente lo mismo.
Un Word, un Excel, un presupuesto en un Power Point que envías por mail no compromete a nada ni a nadie (delante de un juez, otra cosa es a nivel personal). Además es la mejor forma de devaluar tu trabajo. En el momento en el que lo compartes en un formato editable, pasa a ser de “dominio público”. Tu amigo (o cliente o socio) lo comparte con dos o tres personas más, estos con otros tantos… y en unos días tu documento, al que dedicaste varios días de trabajo, es patrimonio de todos. Y no vale nada.
¿Qué es lo primero que hacemos todos para proteger, al menos mínimamente, nuestro trabajo? Lo convertimos en un PDF. Ya no es tan fácil cambiarlo. No es una gran protección, pero algo mejora.
A veces, y no deja de ser una contradicción en este mundo digital al que se supone que vamos, lo imprimes, lo firmas, le pones un sello y luego lo escaneas antes de enviarlo. Es como renunciar a las ventajas del mundo digital y rendirse a la aceptación universal de la firma “manual” con el bolígrafo.
Obviamente lo que hay que hacer es firmar digitalmente el documento. Con un certificado reconocido, que ya tiene todo el mundo, y enviar el documento firmado. No voy a repetir de nuevo las ventajas de la firma digital pero es indiscutible que es mucho más segura que la firma “manuscrita” en un papel.
Y se pueden hacer más cosas para mejorar la seguridad de los documentos: guardarlos en bases de datos documentales con control de acceso (aquí es donde entra ArchivaTech o cualquier otro programa similar). De esta forma protegemos el acceso al documento “original” y tenemos un archivo en el que sabemos que está el documento sin modificaciones.
Otra vuelca de tuerca, muy importante en algunos ámbitos, es utilizar sistemas de almacenamiento con validez jurídica. Es un servicio que se puede contratar fácilmente a precios atractivos y que proporciona medidas adicionales de seguridad hasta el punto que los documentos electrónicos almacenados tienen valor probatorio ante un juez. Algunos los llaman e-Notario (o nombres similares) porque se supone que su seguridad jurídica es igual que la de los documentos notariales que en la mayoría de los países son pruebas indiscutibles en un proceso judicial.
A estas alturas del siglo XXI la tecnología nos permite manejar documentos electrónicos con plenas garantías. Pero:
1.- No siempre los jueces (o los clientes) están a la altura, es decir, van a aceptar esos documentos como sí lo hacen con los papeles de toda la vida firmados y sellados.
2.- Si no usas los mecanismos adecuados (como la firma digital), un documento digital no vale nada.
Llegaremos al mundo sin papeles, pero aún queda camino por recorrer.

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