Uno de los principales problemas de la “sociedad de la información” es el exceso de información. Como decía un ponente de una charla que oí, hace ya varios años: “la información es poder, pero el exceso de información es caos”.
Un exceso que se puede producir en la “cantidad” y en el “detalle”. No solo nos puede abrumar el número de documentos, informes, referencias… sobre un tema. También la minuciosidad de los datos que encontramos.
Desde hace ya bastante tiempo la capacidad de almacenamiento de los ordenadores ha dejado de ser un recurso escaso que había que cuidar con esmero. Esta ventaja, deseable en casi cualquier situación, se ha vuelto en contra de los usuarios en algunos casos. Al disponer de la capacidad de guardar virtualmente cualquier documento que llegue a mis manos, hay una tendencia, una tentación, de guardarlos todos. Y ese es el error. No todos merecen ser guardados. No todos los datos son relevantes para el futuro. No todo el detalle de un problema que resuelvo hoy merece ser preservado para consultas futuras.
Hay que tener criterio. Hay que distinguir lo que merece ser archivado de una forma ordenada y fácilmente accesible, de lo que no tiene sentido guardar. Incluso se puede, y debe, ser un poco más sutil y guardar documentos agrupados, con una mera referencia al conjunto como los clásicos “legajos” de papeles que se ataban poco menos que con una cuerda y se almacenaban en estantes con una referencia en el papel que servía de portada.
Esta clasificación de los documentos se aplica en muchos niveles y situaciones. En el primer cajón de mi mesa tengo los “objetos” que utilizo con más frecuencia: clips, bolígrafos, tarjetas de visita, post-it nuevos… Más abajo tengo folios en blanco, folletos de mis productos, listas de precios… Y en el archivador de carpetas colgantes documentos de uso esporádico: contratos, escrituras de la empresa, folletos ya obsoletos…
Y también se aplica a los “datos”. Cuando creo un nuevo expediente en mi programa de gestión documental tengo la posibilidad de añadir algunos datos “estructurados”: nombre, fecha, tipo de documento y, sobre todo, descripción. En muchas ocasiones me limito a una o dos palabras porque son documentos que no preveo necesitar con frecuencia y con el propio título del fichero tengo suficiente para clasificarlo y localizarlo. Pero en documentos importantes con información relevante me entretengo en describirlo con cierto detalle y procurando utilizar palabras que me permitan encontrarlo fácil y rápidamente, además de añadir datos que puedan ser importantes en una consulta posterior.
Todo esto tiene un único fin: mejorar mi productividad. Ahorrar tiempo al archivar los documentos (evitando perderlo en añadir datos innecesarios) y ahorrar tiempo en consultas futuras (poniendo a la vista los datos más importantes que espero necesitar).
Hay mil formas de hacer esto mal. Te pongo un ejemplo que puede parecer rebuscado pero que hacer perder mucho tiempo a muchas personas. ¿Has estado alguna vez en alguna asamblea de socios de un club, o la reunión de la comunidad de propietarios de un edificio, en la presentación de cuentas anuales de una empresa…? Es muy corriente que el secretario lea, por ejemplo, la relación de gastos. Una a una todas las partidas. Y en cada cantidad, se recrea diciendo las cantidades exactas, hasta los decimales. Partidas de miles de euros detalladas hasta el último céntimo. ¡Qué pérdida de tiempo!
Y qué mal servicio se presta. Este secretario que cree hacerlo muy bien por perder, y hacer perder a docenas de personas, 15 minutos detallando cada partida de gasto en realidad está creando más confusión que otra cosa. Cuando alguien lee 40 ó 50 cifras con tanto detalle los asistentes se pierden. No se pueden retener cifras como 12.485,45€, 54.342,22€, 5.342,12€… y así durante un buen rato. Sin embargo, si SIMPLIFICARA (advirtiéndolo antes, por supuesto), y dijese. 12.500€, 54.000€, 5.500€… sería mucho más fácil hacerse una idea de las cantidades gastadas en cada partida.
¡Pues nadie lo hace! Nadie simplifica para hacer mejor su tarea. Nos perdemos en los detalles, en lo nimio, y perdemos la visión global.
Es una forma de actuar, no es solo una costumbre curiosa. Resumir y simplificar, para trabajar menos y comunicar mejor.
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