¿Puede un sistema de gestión del conocimiento sustituir y mejorar a un sistema de catalogación bibliográfica?
Catalogación y gestión documental como subsistemas de uno de gestión del conocimiento
Esta pregunta es habitual en aquellas
organizaciones como bibliotecas, universidades, catálogos, etc. que
cuentan hoy en día con un sistema de catalogación bibliográfica que les
gustaría sustituir y mejorar. Muchas razones avalan la toma de esta
decisión: antigüedad del sistema, soporte restringido de formatos y
antigüedad de estos, imposibilidad de importar y exportar desde y hacia
formatos más recientes, problemáticas a la hora de integrar el sistema
con gestiones documentales, etc.
La pregunta es: ¿sustituir el sistema de
catalogación por otra aplicación similar, ampliada opcionalmente con
gestión documental?
Para responder a esta pregunta,
empecemos por una definición de lo que entiendo por un sistema de
gestión del conocimiento para, a continuación, discutir si se trata de
un candidato lo suficientemente bueno para ser considerado.
¿Qué es un Sistema de Gestión del Conocimiento?
Diremos que un sistema de gestión del
conocimiento es aquel que, sobre la base de un repositorio de objetos
digitales, proporciona una serie de mecanismos e interfaces, agrupados
en un sistema, que permiten la creación y edición de objetos digitales (1), las relaciones entre ellos, la definición de estructuras de clase denominadas modelos de contenido (2), la integración de informaciones de distinta naturaleza (3) dentro de cada objeto y la presentación de la información de diversas formas (4).
Un sistema de gestión del conocimiento
almacena información relacionada, con la calidad, precisión y detalle
suficiente para que una organización se sirva de este para conservar y
transferir el conocimiento acumulado a los nuevos miembros de la
entidad. En este sentido, es un sistema con un fin universal, podría
servir en cualquier organización que desee preservar su capital tanto
documental como intelectual. Ahora bien, ¿puede utilizarse para
almacenar registros bibliográficos y gestionar el archivo documental de
una organización?
Un sistema de gestión del conocimiento como sistema de catalogación.
Si decimos que un objeto consta de metadatos y estos se encuentran en formatos recientes y fácilmente intercambiables: MODS, Dublin Core, FITS, etc., si le añadimos una gestión de autoridades (MADS sobre MODS por
ejemplo) y el correcto tratamiento de vocabularios controlados y
tesauros, entonces, no deberíamos tener problemas a la hora de
actualizar con nota un sistema de gestión bibliográfica. A esto
podríamos añadir el intercambio de información mediante protocolos como OAI-PMH, Z39.50, etc.
Un sistema de gestión del conocimiento para la gestión documental.
Por otra parte, si decimos que un
sistema de gestión del conocimiento se basa en objetos digitales y estos
almacenan información en formato documental, esto es, archivos de
texto, imágenes, ficheros de audio, etc, puesto que el sistema ofrece
una forma de organización lógica de los objetos digitales: estructurados
en clases, relacionados, con metadatos, etc., implícitamente estaríamos
también estructurando los documentos que los conforman,
relacionándolos, etc. Por otra parte, un sistema de esta naturaleza bien
podría utilizar cada objeto digital para almacenar un solo documento y
de esta forma la información de metadatos y relaciones sería en la
práctica sobre un solo documento (como en los sistemas de gestión
documental y en los sistemas bibliográficos) con la posibilidad del uso
de objetos digitales más complejos, formados por varios documentos,
datos, etc. que contribuirían a enriquecer el sistema principal de
información de la organización.
Requisitos funcionales para los registros bibliográficos, FRBR.
Podría argumentarse que un sistema de catalogación contempla normas como el FRBR,
basado en el modelo entidad-relación, sin embargo un sistema de gestión
del conocimiento sobre el modelo sujeto-relación-objeto, por ejemplo:
[Mozart] [ha nacido en][Salzburgo], lo sustituye con creces. Es
interesante apuntar que en un sistema de gestión del conocimiento, los
modelos operan a nivel conceptual con libertad de los editores de estos
modelos o clases para crearlos con la estructura que necesiten: datos,
relaciones con otros modelos, etc. Un sistema de este tipo no extiende
el análisis a un nivel completamente desarrollado porque sería tarea de
los editores de modelos del sistema. En este sentido, un sistema de este
tipo también es universal.
Al igual que el FRBR,
un sistema de gestión del conocimiento no hace presunciones sobre los
registros bibliográficos (descripción de un documento), ni en términos
de contenido ni de estructura. En un sistema de este tipo, los registros
bibliográficos sirven a fines más amplios que en un sistema estándar de
catalogación bibliográfica porque intervienen de forma transparente en
las búsquedas de los usuarios, ayudan a la identificación de los
objetos, aportan “meta” información de forma natural, se exponen vía OAI-PMH, complementan diversas forma de exposición como RSS, se utilizan en la información de etiquetas META de las páginas que representan a los objetos para mejorar la indexación en los motores de búsqueda, etc.
Los usuarios de los registros
bibliográficos no son solo los profesionales de la gestión bibliográfica
y documental, hay que tener en cuenta la amplia gama de aplicaciones
que utilizan hoy en día registros bibliográficos y no solo a nivel de
catalogación sino también de referencia, para facilitar la recuperación
de información, por ejemplo verificar la existencia de una determinada
entidad, para encontrar materiales diversos que se correspondan con los
términos de búsqueda, para seleccionar entidades adecuadas a los usos
del usuario, por ejemplo el idioma, para obtener acceso a una
determinada entidad descrita, etc.
Por otra parte, para los interesados en FRBR,
el método nos ofrece para construir modelos y relaciones es
perfectamente compatible con el método de un sistema de gestión del
conocimiento moderno en el sentido de que este último nos permitiría:
- Definir los objetos de interés en el nivel más alta posible (modelos de contenido).
- Analizar las relaciones entre las distintas entidades (relaciones entre objetos digitales definidas en los modelos de contenido).
- Identificar las características de cada entidad (datos y propiedades de los objetos digitales de cada modelo de contenido).
- Analizar la relaciones entre entidades del mismo tipo (relaciones entre un modelo consigo mismo).
Grupo 1 de entidades y relaciones del FRBR
Conclusión
Un sistema de gestión del conocimiento
es, a día de hoy, el mejor candidato para reemplazar a uno de gestión
bibliográfica, con gestión documental o sin ella, aportando
características intrínsecas del repositorio sobre el que se construye,
como la preservación y la conservación digital, así como características
sistemáticas que no sólo amplían el sistema original sino que le
proporcionan gran capacidad de adecuación a nuevas necesidades,
posibilidades de definición de la estructura de información en niveles
superiores a la estrictamente bibliográfica y posibilitando e
introduciendo la gestión y transferencia del conocimiento en la empresa
con las ventajas que ello conlleva:
- Conservación del capital intelectual.
- Trabajo en equipo.
- Punto de acceso unificado a la información.
- Diferentes perspectivas de una misma unidad de conocimiento (objeto digital).
- Favorecer el flujo del conocimiento en la organización, esto es transferencia del conocimiento.
- Relacionar conocimientos y visualizarlos de forma gráfica a través de mapas, grafos o representaciones del conocimiento.
- Introducir sistemas de búsqueda semántica.
- etc.
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(1) Un objeto digital es una unidad de
información en formato digital que consta de un identificador, datos,
metadatos y documentos digitales. Por ejemplo, la información sobre
Mozart: junto a su nombre podríamos tener datos como las fechas y
lugares de nacimiento y defunción, la biografía, etc, imágenes o
grabados que representen a Mozart, partituras en formato digital,
interpretaciones de distintas obras en formato mp3 así como metadatos
para facilitar la localización del objeto en alguno de los formatos más
utilizados, por ejemplo en Dublin Core [nombre
o título del objeto: Wolfgang Amadeus Mozart, Descripción del objeto:
Compositor considerado como uno de los mejores de la historia..., Idioma
en que está escrita la información del objeto: español si es el caso,
Autor que creado o recopilado la información, etc.]
(2) Un modelo de contenido define las
características que tendrá un objeto que le pertenezca: Personas, Obras
Literarias, Eventos, etc. así como las relaciones entre objetos
pertenecientes a dos modelos, por ejemplo, el modelo PERSONAS podría
definir la relación “ha nacido en” con el modelo LUGARES, de forma que
sobre los objetos persona como “Mozart”, pueda definirse la relación con
objetos lugares como “Salzburgo”: [Mozart] [ha nacido en][Salzburgo]
(3) Datos como nombre y apellidos, dirección, título, etc., metadatos en distintos formatos como MODS, MARC21 o Dublin Core,
fechas (nacimiento, defunción, publicación, etc.), posiciones
geográficas, documentos de texto, imágenes, videos, etc. Cada una de las
divisiones de un objeto utilizadas para almacenar un conjunto de datos,
un conjunto de metadatos, un documento o una colección de fechas, por
ejemplo, se denomina registro digital.
(4) Presentación de la información de diversas formas: páginas XHTML/HTML5 con apartados para cada tipo de información: datos, documentos, relaciones entre objetos, etc., exposición en formato RSS con cada uno de los objetos digitales formando un item, exposición vía OAI-PMH, formato de documento de Word, formato de registros bibliográficos con la información de metadatos de cada objeto, etc.
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