Montar una empresa de custodia de documentos

7 octubre 2012 por Fernando Moreno-Torres

En los últimos meses me han consultado muchas personas sobre la puesta en marcha de una empresa de gestión documental. La mayoría me consultan por que han leído este blog o visto alguno de mis videos sobre gestión documental, sobre todo el de “las 5 patas de un proyecto integral”.
La mayoría de ellas, casi la totalidad, están pensando en montar una empresa de digitalización de documentos, si no lo han hecho ya, y se suelen interesar por los escáneres, el precio que se puede cobrar a los clientes, la forma de integrarlo con un software de gestión, como ArchivaTech…
Lo que me llama la atención es que ninguno estaba pensando en montar una empresa de custodia de documentos. Y esta es, sin duda, una opción interesante para un nuevo negocio. De hecho, creo que el mercado está bastante menos saturado de este tipo de empresas, mientras que la digitalización tiene mucha mayor “compentencia”, empezando por los propios clientes que se compran un par de escáneres y se ahorran la contratación de una empresa para estas tareas.
Conozco varias empresas de custodia de documentos y me parece un negocio interesante. Hay una demanda indudable y relativamente poca oferta. Lo curioso es que no requiere conocimientos técnicos significativos: está al alcance de cualquiera que se lo plantee como negocio. Pero, tenía que haber un pero, sí que requiere una inversión importante de entrada. No tanto desde el punto de vista económico, sino de esfuerzo para la puesta en marcha.
En resumen y de forma no necesariamente ordenada, estos pueden ser los pasos para montar una empresa que preste servicios de custodia (almacenamiento) de documentos.
1.- Almacén. Esta es la clave y probablemente el mayor obstáculo para los “emprendedores” con ganas de afrontar un proyecto de este tipo. Hay que comprar o alquilar un almacén adecuado para guardar los documentos de los clientes. Teniendo en cuenta que la mayoría (si no todos) serán papeles y este es un negocio de “volumen”, debe ser grande, con facilidad de acceso y alejado de la ciudad para conseguir un precio razonable. No olvidemos que el almacenamiento debe ser mucho más barato que en las oficinas del cliente para que el negocio merezca la pena.
2.- Estanterías. No es algo trivial. Probablemente sea la inversión más importante si el almacen se alquila. Hay que preparar muchos metros lineales de estanterías y organizarlas perfectamente para almacenar de forma eficiente los documentos. Es una de las partes más difíciles en la puesta en marcha.
3.- Cajas. La mayoría de los documentos, si no todos, deben guardarse en cajas para organizar los papeles y demás soportes que guardemos de los clientes. En algunos casos las propias cajas o archivadores de los clientes pueden servir, pero eso será la excepción. Lo habitual, para montar un negocio eficiente que funcione con agilidad (productividad) será encargar miles de cajas a medida para introducir dentro los documentos.
4.- Sistema de trasporte. Para traer los documentos de las oficinas de los clientes y para llevárselos cuando los soliciten. Mientras que la primera tarea requiere un vehículo muy grande, para las entregas puntuales de documentos servirá uno mucho más pequeño. No es una decisión fácil porque el coste del trasporte es muy significativo en este negocio.
5.- Software de gestión de la documentación. Al menos hay que tener un programa informático para que te indique en qué estantería y caja está cada documento de cada cliente. Opcionalmente se puede digitalizar la documentación y prestar un servicio de acceso a los documentos de forma digital, además de física.
Esta es una decisión importante. Muchas empresas se limitan a “mover cajas” mientras que otras instalan un software (como ArchivaTech) en el que introducen todos o parte de los documentos en papel, previamente digitalizados. Obviamente estas últimas empresas prestan un servicio más completo al cliente pero a cambio hay un coste muy importante en la digitalización de los documentos. Lo ideal, sin duda, es ofrecer las dos opciones al cliente y que él elija el acceso que desea.
6.- Sistemas de seguridad. Es evidente que la seguridad física de los documentos no se puede obviar. Hay que plantear un contrato de servicio con los clientes, reflejar las medidas de seguridad que se han tomado (que deben ser claras y concretas) y reducir las reclamaciones por posibles pérdidas.
7.- Destrucción de la documentación. Otro posible valor añadido, otro servicio que ofrecer a los clientes. La destrucción, certificada o no, de toda o parte de los documentos. En muchos casos existirán documentos de los tres “tipos”.
1.- Solo custodia (almacenamiento físico).
2.- Custodia y digitalización.
3.- Destrucción (con digitalización previa o no).
En resumen, un servicio atractivo para muchas empresas, no necesariamente grandes, con problemas de almacenamiento de sus documentos “físicos”. Una necesidad muy extendida.
El último punto a tener en cuenta no es tampoco trivial. Es casi el más importante: EL PRECIO.
Hay que tener en cuenta que son muchos los servicios a cobrar, y así debe reflejarse en una tabla de precios exhaustiva y detallada.
1.- Coste de la retirada física de los documentos. Incluyendo el transporte, la clasificación y el tiempo dedicado a guardar los documentos.
2.- En su caso, coste de la digitalización y del software de gestión documental de acceso remoto a los documentos digitalizados.
3.- Coste por recuperación de un documento en concreto: hay que tener en cuenta el tiempo de localizarlo, el de llevarlo físicamente al cliente, el coste del transporte, y la posterior recogida y almacenamiento en su lugar original.
4.- Cuota (mensual, trimestral…) por el almacenamiento de cada documento. Sin olvidar repercutir el coste del almacén, los sistemas de seguridad, las cajas…
5.- En su caso, coste de la destrucción.
En definitiva, un “negocio” aparentemente sencillo pero complejo en su ejecución. Tengo muy buena relación con varias empresas de este tipo (alguna utiliza nuestro software) y siempre llama la atención el detalle con el que tratan aspectos aparentemente superfluos pero que son decisivos al tratar grandes volúmenes de documentos. No es un negocio para aficionados.

 http://gestiondocumentalparagentenormal.com/2012/10/07/montar-una-empresa-de-custodia-de-documentos/#more-1376

 http://gestiondocumentalparagentenormal.com/