¿Cómo consumir información sin que la información te consuma?

Posted by Lía González on may 4, 2013 

 

Encontrar un sistema para gestionar toda la información que consumimos diariamente, de distintas fuentes, en distintos formatos, en distintos lugares y a través de distintos dispositivos, se está convirtiendo en mi pequeño problema. Sobre todo cuando, cada vez con más frecuencia, me pregunto ¿Dónde vi aquella información tan interesante? ¿La guardé? y el más difícil todavía ¿Dónde la guardé?
Cuando te encuentras en esta situación, después de perder el tiempo y darle la vuelta a tu ordenador, te dices y te repites que es urgente ponerle puertas al caos y encontrar un método que te ayude a organizar, guardar y localizar la información que necesitas de manera rápida y eficiente. ¡Buenas intenciones!

Anticipo que todavía no tengo la solución y que de momento estoy probando de una manera y de otra  y experimentando con distintas herramientas para ver si encuentro la manera de consumir información sin que la información se me subleve y me consuma.

¿Dónde vive la información?
Creo que aquí está el quid de la cuestión, en que ahora la información vive en todas partes y resulta muy fácil recopilar pero tremendamente complicado organizar por la variedad de fuentes, formatos y lugares donde se almacena (librería, ordenador de sobremesa, portátil, tablet, Internet…)
Junto a nuestro pequeño universo de papel (libros, revistas, cuadernos…), que controlamos sin demasiado problema, bien colocados en la estantería, convive ahora todo tipo de información que a poco que te descuides amenaza con tomar el control:

• Escritos, informes, hojas de cálculo… en los que estás trabajando y que organizas en un árbol de carpetas en el escritorio de tu ordenador. La organización que estableces al principio tiene su lógica y funciona pero, poco a poco, vas añadiendo y añadiendo subcarpetas, con lo que a veces buscar un documento se convierte en una verdadera tarea de investigación.
• Páginas web, blogs y otras direcciones web interesantes que clasificamos en Favoritos en nuestro navegador y en otros marcadores sociales en Internet. En principio parece una buena idea pero a medida que los favoritos comienzan a aumentar (y crecen como la espuma) la clasificación, por lo general, se vuelve ineficaz además de que requiere de una labor de mantenimiento constante: con el paso del tiempo cuando intentas acceder a las direcciones web atesoradas con esmero, de la mayoría obtienes como única respuesta “Not found”
• Archivos de todo tipo guardados en la nube, en varias nubes: Dropbox, Drive, ePubreader …
• Ebooks guardados en el libro electrónico, en el ordenador de sobremesa, en el portátil, en el teléfono móvil, en la tablet…
• Artículos interesantes que descargamos de internet para leerlos más tarde y que cuando los quieres leer no recuerdas en qué dispositivo o en que carpeta decidiste guardar. Y si lo quieres utilizar y citar ¿quién recuerda el lugar de donde se descargó?

Poner remedio
Y la casuística continúa, por eso desde hace un tiempo estoy intentando encontrar la manera perfecta de integrar en una sola aplicación toda la información que manejo cada día, sincronizada y lista para usar con o sin conexión a Internet e independientemente de donde me encuentre y del dispositivo que utilice para consultarla o trabajar con ella.
De momento progreso adecuadamente y la situación ha mejorado bastante con Calibre, en cuanto a la organización y rápida localización de documentos, pero tiene la desventaja de que si se instala en un ordenador no hay posibilidad de compartir la información que tienes guardada con otros dispositivos y sólo admite documentos de texto (nada de presentaciones, hojas de cálculo, audio, etc.).
Ahora estoy probando Evernote que permite integrar información muy variada y aunque todavía no he dado con el método creo que tiene muchas posibilidades de resultar la aplicación elegida.
De cualquier forma, tarea difícil la de encontrar el método y la herramienta adecuada  ¿Tú ya lo has conseguido? ¿Cómo intentas resolver tu particular caos documental?

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