Los archivos custodian y conservan bienes
culturales de carácter permanente que tienen que ser puestos al
servicio de los ciudadanos; es decir, tanto para investigadores como
para el público en general.
A los primeros, los investigadores,
resulta “sencillo” llegar una vez que estos han identificado su
necesidad informativa y encuentran que nuestro archivo puede darles
respuesta a través de los instrumentos de control e información que nos
son habituales (inventarios, catálogos, cuadros de clasificación…).
Sin embargo, para el gran público los
archivos son aún cosa poco conocida y, aún para la mayoría de ellos,
lugares oscuros de difícil acceso y sin ningún interés para la gente
corriente. Es por esto por lo que se hace necesario un plan de difusión
más activa con el que desmitificar este tópico que aún pesa sobre
nuestras instituciones (mejor no entrar, por el momento, en si de forma
justificada o injustificada).
Así pues, es
momento de echarle imaginación para realizar actividades de difusión,
eso sí, siempre acorde con nuestras posibilidades, los recursos de que
disponemos, de los objetivos que nos hemos marcado, etc.
Algunas de las actividades de carácter
cultural más recurrentes en materia de difusión de archivos son las
exposiciones, conferencias, cursos, talleres y visitas organizadas, que
van a atraer el interés del ciudadano y a servir para dar a conocer la
labor del archivero y los fondos custodiados en el archivo.
Este post pretende centrarse en la
planificación y organización de las exposiciones como una de las
posibles actividades en la difusión del archivo y, más específicamente
del archivo municipal: Tarea muchas veces complicada por el escasísimo
presupuesto con el que suelen contar estas instituciones. Aún así, o
quizá precisamente por ello, merece la pena concienciarnos de la
necesidad de invertir cuanto sea posible en actividades de difusión como
estas.
Pasos previos para la planificación y organización de una exposición de un archivo municipal
A la hora de organizar una exposición en
un archivo, es necesario, en primer lugar, un conocimiento extenso sobre
las posibilidades de sus fondos y colecciones. Hay que ser realista
puesto que no puede realizarse una exposición de determinado asunto, si
entre la documentación de nuestro archivo no contamos con elementos
suficientes para plantear una exposición interesante y lo
suficientemente justificada. Por lo tanto, los temas de las exposiciones
es un asunto crucial que precisa de un conocimiento en profundidad de
los fondos y colecciones de nuestros archivos.
Los temas más recurrentes son la historia
de una localidad o región determinada, la conmemoración de un
acontecimiento histórico, el homenaje a una persona destacada/conocida,
etc. Además, el enlazar con temas de actualidad puede estimular el
reclamo para la visita a nuestra exposición y, por tanto, a nuestro
archivo, y así favorecer la difusión de documentos que de otra forma no
estarían al alcance del ciudadano medio.
Para empezar, debemos contar con un
espacio en el que ubicar la exposición. Es habitual, sobre todo en los
archivos municipales pequeños, el que estos no cuenten con un espacio
permanente donde desarrollar estas actividades culturales y de difusión.
El sitio indicado, siempre que sea posible, será el propio archivo,
pues pretende dársele a conocer, y preferiblemente en su hall por
motivos funcionales, de espacio y seguridad. Debe disponerse además, de
mobiliario específico para la exposición como vidrieras expositivas,
tablones móviles, etc. No es complicado hacerse con unos cuantos de
ellos o, incluso, fabricarlos nosotros mismos con los materiales que
podamos conseguir.
Preparando nuestra exposición
El siguiente paso en la planificación de
una exposición es el de la búsqueda y recuperación de aquel material
susceptible de exponer, de acuerdo al tema de la exposición. Para el
supuesto del tema planteado sobre la historia del municipio intentaremos
rescatar aquellos documentos históricos y/o curiosos que, no sólo den
testimonio de la existencia del municipio en las distintas épocas, sino
también que den testimonio de su actividad y sucesos de interés popular,
hechos curiosos, etc. Y solicitar, si fuera necesario, los permisos
pertinentes a los responsables para poder utilizarlos en ella.
Por supuesto, hemos de contar con las
particularidades de cada localidad pues existen algunas salvedades que
hay que tener en cuenta. Por ejemplo, una de las peculiaridades en la
Comunidad Autónoma de Madrid es el caso de la localidad de Tres Cantos,
municipio que fuera segregado del de Colmenar Viejo en 1991, aunque sus
orígenes están en los planes de descongestión de la capital del
ministro Vicente Mortes basándose en el modelo New Town inglés, por
ejemplo, por lo que podría tener que recurrirse al archivo de aquel otro
municipio en busca de elementos y documentos para nuestra exposición.
Otro caso peculiar es el de
Rivas-Vaciamadrid, localidad conformada por la Dirección General de
Regiones Devastadas uniendo los términos municipales de Ribas del Jarama
y de Vaciamadrid al haber quedado ambas destruidas en la Guerra Civil
Española al estar situadas justo en lo que fuera el Frente del Jarama,
donde se librase una de las batallas más cruentas de esta guerra, por lo
que entonces, los elementos disponibles para una exposición sobre la
historia municipal pueden ser inexistentes y deba elegirse otro tema de
interés: Por ejemplo, la Batalla del Jarama en el término municipal de
Rivas-Vaciamadrid, el desarrollo urbanístico municipal (Rivas es uno de
los municipios que más rápidamente han crecido en los últimos 25 años en
España), etc.
También
hemos de contar con aquellos casos especiales en los que el archivo, al
menos sus fondos históricos, no están custodiados en el archivo
municipal correspondiente sino en un archivo intermedio o en un archivo
histórico como es el caso de municipios como Torrelaguna, Serranillos
del Valle, Bustarviejo o Zarzalejo, los cuales se hallan en el Archivo
Regional de Madrid por razones de conservación, falta de medios u otros.
En estos casos habrá que pedir, si no fuera factible el préstamo de los
documentos, al menos sus copias, que pueden ser digitales,
microfilmadas o incluso una simple fotocopia.
Una vez recuperados estos documentos y
seleccionado de entre ellos cuales serán expuestos es la hora de
combinarlos con otros objetos de interés para la exposición: Prestaremos
atención a documentos gráficos (fotografías, carteles, etc.) y también a
objetos históricos del municipio, como esculturas, fuentes, bancos
antiguos, etc. propios de la localidad y que podremos encontrar,
seguramente, en los museos locales, o bien en los almacenes municipales
donde a menudo se almacenan elementos de este tipo. En definitiva,
cualquier cosa que nos ayude a recrear un pedazo de la historia
municipal.
Una buena idea para preservar ese “coste
cero” de la exposición es recurrir a la colaboración ciudadana con la
que conseguir prestados o donados elementos para la exposición. Es muy
común el que los habitantes tengan fotos, videograbaciones y otros
objetos interesantes para la exposición y que quieran ceder.
Hay que tener en cuenta que los
documentos textuales no deben sobrepasar el 30% de los documentos
expuestos, reservando al menos un 70% para documentos gráficos tales
como fotografías, posters, pinturas, mapas y planos, correspondencia con
membretes ilustrados, etc.
Para ampliar la colección expositiva
debemos buscar allí donde pueden existir objetos de interés para nuestra
exposición y que no podemos cubrir nosotros mismos con nuestros propios
recursos. Como el préstamo de documentación por parte de otros
archivos, especialmente aquellos con fondos históricos, debe
complementarse con la contratación de seguros relativamente caros que
corren a cargo de la institución que solicita el préstamo, tal vez sea
buena idea para reducir gastos, recurrir en lugar de al préstamo en sí
de documentos, a su reproducción en distintos soportes.
De aquellos documentos que pretendan
exponerse directamente podrá solicitarse su fotocopia a color y así
poder jugar, además, con el tamaño del documento ampliándolo, por
ejemplo. Aquellos documentos para su exposición directa que resulten de
especial interés e importancia podría interesar solicitar su
reproducción facsímil. Y aquellos documentos menores de los que sólo
interesen ciertos detalles, etc. podrían reproducirse mediante filmación
o en diapositivas para su exposición mediante cañones y proyectores.
Esta medida no sólo plantea una
liberación en la responsabilidad sobre las obras solicitadas en
préstamo, sino que puede resultar bastante más económica que contratar
seguros, etc. y, además, conlleva un valor añadido al pensar que
adquiriremos materiales expositivos en propiedad si pretendemos
conformar la exposición con carácter permanente.
Una buena idea, para continuar
planificando esta exposición es la de pasear por museos municipales de
otras localidades para tomar ejemplo, ideas e, incluso, consultar con
sus responsables preguntando por una orientación a la hora de disponer
los elementos que hemos seleccionado y “reclutado” en nuestra
exposición. Pueden darnos indicaciones y directrices interesantes sobre
las técnicas museísticas que hagan de nuestra exposición una actividad
cultural y lúdica con el mayor rendimiento posible.
http://documania20.wordpress.com/
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