Anteriormente habíamos visto la
importancia de realizar tareas de difusión del archivo, del trabajo del
archivero, de los servicios de los que pueden disfrutar los usuarios,
etc. Y habíamos comenzado a esbozar un plan de cómo hacerlo. Pero igual
de importante es hacer que ese plan de difusión funcione y, para ello,
podemos pensar en un plan de promoción de estas actividades,
concretamente de las exposiciones:
Publicidad de la actividad
Finalmente,
con todo dispuesto ya, debemos encargarnos de planificar su difusión y
publicidad. Para ello pensaremos en carteles que colocar en zonas
visibles y transitadas de nuestro municipio, tablones de anuncios, etc.
Confeccionaremos un tríptico con toda la información relevante como
horarios, precio (sobre todo, remarcando si es gratuita), localización,
título, un breve resumen o introducción al tema de la exposición,
remarcando las curiosidades que puedan hacer más atractiva la asistencia
del gran público y las imágenes más representativas con las joyas de la
exposición. También si pensamos complementarla con actividades
paralelas como conferencias, la presentación de algún libro sobre la
historia municipal, si existe la posibilidad de contar con guías para la
exposición, etc.
Debemos
pensar en todos los recursos a nuestro alcance para difundir esta
actividad con el fin de darla a conocer y promover la participación y
visita a esta actividad del archivo. Son muchos los municipios que ya
participan de la sociedad de la información mediante los medios
digitales a nuestro alcance, como por ejemplo redes sociales, etc. Si el
archivo o el ayuntamiento disponen de perfiles en las diferentes redes
sociales como Facebook, Tuenti o Twitter, donde los principales
“seguidores” o “amigos” serán vecinos de la localidad, es una fuente
prioritaria a explotar.
También la prensa local puede estar más
que interesada en inmortalizar el momento, no sólo anunciando la próxima
inauguración de la exposición, sino asistiendo al acto de inauguración
propiamente dicho para redactar la crónica de este acontecimiento.
Seguramente el coste de este recurso, sea cero.
Puede ser buena idea también el pedir
ayuda a otras instituciones para difundir la noticia. Los tablones de
anuncios de otras dependencias municipales, las bibliotecas de la
localidad e incluso en las puertas de comercios y establecimientos.
Pero para abrir más el círculo y que
nuestros visitantes no se limiten a los propios vecinos de la localidad,
puede ser buena idea participar con otros archivos municipales vecinos
que quieran incluir la noticia de esta exposición entre sus medios de
difusión (tablones de anuncios, boletines informativos, redes sociales,
etc.)
Siempre resulta interesante realizar
actividades paralelas relacionadas con el tema de la exposición y, en
este caso, puede contarse con eminentes vecinos o cronistas locales para
organizar, por ejemplo, conferencias sobre la historia del municipio.
Seguramente, podamos encontrar a alguien que haya escrito un libro sobre
el municipio y al cual podamos proponer presentarlo en el marco de
nuestra exposición.
También pude ofrecerse a los colegios del
municipio la visita de sus alumnos a esta exposición si, además,
organizamos algún tipo de taller o actividad pedagógica acorde con sus
edades para dar a conocer su localidad.
No hay que olvidar que una actividad del
archivo como lo es esta exposición es una oportunidad ideal para
explotar y difundir la actividad y recursos del propio archivo, de forma
que en la exposición debe estar presente información sobre los
recursos, herramientas y servicios del archivo. Es lógico incluir en las
fichas que describen y acompañan a los objetos expuestos información
sobre donde se encuentran en el fondo del archivo haciendo referencia a
la signatura y cuadro de clasificación, pero si además el archivo cuenta
con una web institucional y con parte del fondo digitalizado, un
catálogo para hacer búsquedas, etc. este es el lugar donde darle una
mayor publicidad.
Así pueden situarse referencias a estos
recursos del archivo en el tríptico de la exposición, o la dirección del
portal web en los carteles informativos… Incluso incluir imágenes de
este en un cañon de proyección, etc.
Finalmente, y aunque hemos intentado
movernos en unos costes bajos para la exposición, que básicamente se
conforman por la reproducción de obras a exponer por motivos de
seguridad, conservación o para evitar el préstamo desde otros centros e
instituciones, podría resultar un impedimento para poder llevarla a
cabo. Es en este caso donde entra en juego recursos como el de la
esponsorización o patrocinio, es decir, solicitar a posibles interesados
la inversión en esta iniciativa.
No debe resultar difícil encontrar
empresas locales, o incluso servicios o unidades de la administración
local que quieran responsabilizarse de ciertos gastos, como los
anteriormente citados, a cambio, generalmente, de incluir su nombre o
logo en algunos medios de la exposición, por ejemplo en la información
de la exposición en la web del archivo o en los carteles y trípticos que
puede salvarse fácilmente con la inclusión de la fórmula “con el
patrocinio de…”, “con la colaboración de…”, etc.
Para ello podemos entrevistarnos con
asociaciones de comerciantes de la zona, con entidades bancarias
presentes en el municipio, pequeños comercios, asociaciones de vecinos
o, incluso, instituciones eclesiásticas.
Se trata, además, de vender esta
actividad, no sólo como medio para promocionar el archivo y su contenido
y servicios, difusión cultural o actividad de ocio, que puede no ser
una justificación atractiva para los posibles patrocinadores, sino como
un espacio adicional en el que promover el interés por el municipio
mediante el conocimiento de su historia, así como el de su realidad
actual.
El interés por conseguir estos
patrocinios y colaboraciones variará en función de la disponibilidad de
los recursos económicos con que esté dotado el archivo municipal para
llevar a cabo actividades de promoción y difusión como lo es esta
exposición.
Si la recaudación de ayudas económicas
son generosas puede incluso pensarse en invertir en la propia colección
de la exposición, encargando, por ejemplo una maqueta del municipio y de
su término municipal. Las posibilidades son muchas y todo ello
dependerá de los recursos que seamos capaces de captar y de nuestra
imaginación como profesionales de archivo.
http://documania20.wordpress.com/
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