Bibliodoc Servicios Documentales
colabora como patrocinador desde febrero de 2011. En este periodo hemos
tenido oportunidad de “asomarnos” a esta empresa especializada,
dirigida y gestionada por personal experto
En esta ocasión vamos a pedir a Almudena
Fernández, Responsable de Cuentas, que nos presente tres servicios de
valor añadido de Bibliodoc y que, incluso, nos ofrezca detalles
técnicos.
Toda la información sobre Bibliodoc está accesible en su portal de internet (www.bibliodoc.com), recientemente renovado. Os sugiero que lo visitéis, tienen secciones interesantes e innovadoras
¿Quién es Almudena Fernández?
Licenciada en Filología Francesa comencé
la trayectoria profesional como vendedor jr. de servicios de
tratamiento y compensación de la documentación bancaria. La información
en todas las vertientes siempre ha sido mi sector de actuación, con un
papel de desarrollador de software (Level Data), de propietario (SIRSI),
o en gestión de proyectos y servicios documentales (Bibliodoc). Desde
1989 he conocido de cerca cómo ha evolucionado el mercado y yo con él.
Sólo las grandes Entidades tenían conciencia de preservación,
normalización, clasificación y automatización de sus fondos de
bibliotecas, archivos, centros de documentación… Ahora no concebimos la
sociedad sin un libre y ágil acceso a la información. En Bibliodoc, como
Responsable de Cuentas, estudio cómo adecuar nuestra cartera de
servicios de gestión de la información a las necesidades del Cliente. La
presentación de nuevos proyectos y su gestión, la complemento con el
seguimiento del control de calidad y acciones de marketing. Este es un
mercado feroz, y más para nosotros que trabajamos fundamentalmente con
la empresa pública. Hemos de diferenciarnos, y para nosotros es la
calidad de nuestros profesionales.
Tres servicios documentales de valor añadido
Gracias Almudena. Para hacer esta
entrevista he pedido al Equipo de Bibliodoc que nos presente tres tipos
de servicios documentales, en los que por su conocimiento y experiencia,
serían una buena opción a considerar por aquellos clientes que
requieran servicios de características similares. Aunque su catálogo es
más amplio, en esta ocasión han seleccionado:
- Selección de profesionales de gestión de información, documentación, archivos y bibliotecas
- Gestión integral de archivos administrativos
- Conocimiento práctico y normalizado de gestión documental para empresas TIC
Selección de profesionales de gestión de información, documentación, archivos y bibliotecas
La experiencia acumulada desde 1994 en
la selección de profesionales, para la gestión de proyectos, nos ha
provisto de una extensa BD de CV’s. Alberga desde especialistas en las
últimas tecnologías de tratamiento documental hasta perfiles expertos en
movimientos documentales. Este servicio está orientado a empresas
consultoras o clientes finales que necesitan reforzar o ampliar sus
recursos, sin incrementar su estructura… La calidad en el servicio
contribuye al desarrollo y a la rentabilidad de la empresa de nuestro
Cliente, aportando al proyecto nuevas ideas e inquietudes.
Caso práctico.
Una empresa consultora de tecnología nos invita a colaborar en la
selección de personal para un proyecto de gestión integral de la
documentación emitida y recibida por una gran Ingeniería industrial.
Nuestra labor es localizar los perfiles expertos partiendo de un
determinado nivel educativo, y una capacitación laboral demostrable. El
objetivo es formar dos equipos de trabajo independientes, pero enlazados
en el flujo de tareas para tratar un volumen superior a 40.000
documentos y datos de media mensual.
Localizado el primer bloque de
documentalistas profesionales en nuestra BD profundizamos en sus
conocimientos y capacitaciones, siempre recurrimos en primera instancia a
personal que haya trabajado con nosotros, o haya sido referenciado por
contactos de confianza, porque nos permite avalarlos. Esto es, quién
conoce determinada herramienta, quién tiene perfil de líder… La
especialidad del proyecto es la gestión de la información desde un
portal a medida que soporta ERP, ECM, SGD, y utilizar lenguajes
expertos. Lo presentamos en una reunión donde es el socio quien decide
los recursos finales que proporciona a su Cliente. Siempre hay matices
pero en este caso el resultado fue satisfactorio. Fueron seleccionados y
su valoración muy alta.
Gestión integral de archivos administrativos
Cuando los costes de suelo y los cambios
de personal crean la necesidad de trasladar el archivo, Bibliodoc
proporciona la solución en el análisis, la gestión y la organización del
proceso. La búsqueda de soluciones adaptadas a cada uno de nuestros
Clientes, nos lleva a desarrollar nuevas ideas continuamente. Bibliodoc
ofrece el apoyo a entidades para el cumplimiento del Real Decreto
1708/2011 que regula el Sistema Español de Archivos.
Caso práctico.
Una Entidad pública con necesidad de liberar espacio en sus
instalaciones solicita los servicios de Bibliodoc para realizar un
análisis de la documentación y enviarlos a una instancia superior. A lo
largo de los años la Entidad ha tenido diversas localizaciones, fusiones
y responsables lo que ha provocado el desconocimiento de la ubicación
de la documentación y su dispersión. Tras un primer proyecto y alcanzar
su confianza, comenzamos una nueva colaboración con el objeto de crear
una unidad homogénea de documentación.
Consiste en un primer paso en una
consultoría, el estudio de documentos históricos y actuales, los
procesos departamentales y su generación, nomenclaturas… Hablamos de Km
de documentos. El objeto es conocer la información, acotar lo años y
series…, depurar, liberar espacios y trasladar las unidades resultantes a
depósitos controlados u organismos superiores con una relación de
entrega precisa y organizar los procesos de gestión aportando coherencia
y normalización interna que ahorre tiempo y dinero.
Con qué nos hemos encontrado y cómo lo hemos resuelto:
Análisis de situación
- Ubicación del fondo
- Volumen
- Calidad de mantenimiento de la documentación
- Está relacionada
- Situación en BD
Desarrollo
- Inventariado y transporte
- Limpieza manual
- Identificación
- Clasificación
- Organización
- Instalación en carpetillas y cajas normalizadas de la documentación
- Elaboración de una relación de entrega
- Creación de BD
- Reubicación del fondo
Entrega
- Control de calidad
Fruto de estas colaboraciones hemos
iniciado una serie de proyectos de traslado físico de archivos y de
fondos bibliográficos en los que aportamos nuestro conocimiento técnico
de la materia y unos costes ventajosos frente a los proveedores
habituales de empresas de transportes.
Conocimiento práctico y normalizado de gestión documental para empresas TIC
Las Tecnologías de la Información y la
Comunicación han transformado nuestra manera de trabajar y gestionar
recursos. Las empresas tienen como objetivo principal vender sus
productos en el mercado. Para conseguirlo necesitan primero presentar el
producto a sus Clientes para que lo conozcan.
Nuestra experiencia, y el conocimiento
en los procesos, perfiles y elementos documentales, favorecen a las
empresas a introducir o adaptar sus Productos a las necesidades de sus
Clientes finales. En la actualidad tenemos acuerdos con socios
tecnológicos, como desarrolladores de SharePoint o software propio, pero
prestamos nuestro servicio a todas aquellas que soliciten nuestra
colaboración en un enfoque o consultoría documental.
Caso práctico.
El departamento de calidad de un organismo solicita nuestra
colaboración para la informatización de su sistema documental. Hemos
visto con él los flujos y tipos documentales que tiene en su
organización y ahora es nuestra labor presentar una herramienta que
informáticamente dinamice los procesos. Tenemos en cuenta para la
selección el entorno y plataforma principal de la organización, el
perfil de los usuarios, para el mantenimiento técnico y diario, la
capacidad… La elección de una herramienta y socio debe cubrir la parte
tecnológica, el compromiso profesional, y la relación precio y dimensión
del proyecto. En este caso nos decidimos por SharePoint.
Otras referencias
Almudena, en la nueva web de Bibliodoc,
el visitante puede encontrar referencias a vuestros proyectos.
Aprovechando la entrevista, me gustaría que me hicieras una selección de
referencias que estén relacionadas con el contenido de los servicios
descritos o que pudieran ser complementarios
- Tratamiento de documentación adecuado a la LOPD
- Porqué delegar el traslado físico de archivos y de fondos bibliográficos en Bibliodoc
- Confíe en Bibliodoc para hacer una transferencia documental en 5 pasos
- Incrementa la eficiencia y productividad de la empresa con la Gestión documental
Quiero ponerme en contacto con Bibliodoc Servicios Documentales
Almudena, si estoy interesado en recibir
información específica de estos servicios cómo puedo contactar con
Bibliodoc y quién me puede atender de forma personal.
Almudena Fernández: Dpto. Marketing, Responsable de Cuentas
- Telf: 91 506 21 93 ext-224
- Info@bibliodoc.com
- Bibliodoc Servicios Documentales
- C/Albadalejo, 40 – Portal F., Madrid 28037
- www.bibliodoc.com
Desde Consultores Documentales
agradecemos a Almudena y al Equipo de Bibliodoc la oportunidad de
conocer con más detalle a sus profesionales y su catálogo de servicios.
Emilio Sanz / www.conocimientopractico.es / @InfoPractico
http://sorprendemos.com/consultoresdocumentales/?p=5457&goback=.gde_4215306_member_253073226
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