7 pasos para armar un entrenamiento de voceros

Representar a la empresa implica un trabajo 24/7 que va más allá de saber qué responder. Es la imagen de tu empresa encarnada en una persona: tu vocero.

Articulo publicado  http://www.altonivel.com.mx/43610-7-pasos-para-armar-un-entrenamiento-de-voceros.html

01-07-2014

@altonivel

POR: Héctor Meza, Infosol

Uno de los grandes miedos a los que nos enfrentamos como personas en algún momento de la vida es hablar en público. Ya sea en una reunión familiar, para dar una exposición en la escuela, presentar un proyecto en la oficina, responder una entrevista o dar un discurso; el pánico escénico se presenta en la mayoría de los casos evitando que articulemos palabras e ideas al momento de hablar.
Durante mi época de universitario en Texas, me invitaron a hablar sobre México y sus tradiciones. Al presentarme ante el público me quede sin habla y no pude decir ni media palabra. Posteriormente, después de constante práctica y entrenamiento, por requerimientos de mi trabajo, fui hablando de manera más fluida y consistente ante diferentes audiencias, no importando si fuese en la oficina, reuniones con clientes o dando discursos en ferias, exposiciones y conferencias de diversas industrias.
El acelerado mundo de la información del que hoy somos testigos, y del que también participamos, ha hecho que cada día, las compañías privadas, instituciones gubernamentales y hasta organizaciones de carácter civil, estén siempre preparadas para actuar y responder con prontitud a este flujo constante de mensajes que viajan por los distintos canales de comunicación.
Ya sean organizaciones públicas y privadas -gobierno, empresas, ONG’s, grupos religiosos, medios de comunicación, grupos de presión, entre otros-, necesitan contar con voceros entrenados que sean portadores de su visión y establezcan una relación de confianza con sus audiencias objetivo.
Como diría el escritor español Baltasar Gracián: "Lo bien dicho se dice presto", por lo que un vocero representa la persona, personalidad, personaje, presencia y voz de una organización; siendo una fuente confiable de información y un excelente comunicador.

Sin duda que frente a este desafío, el entrenamiento de voceros se ha convertido en una de las tácticas de comunicación que ha ganado mayor relevancia.

Aunque todavía algunos CEOs aún dudan de las bondades de la herramienta del entrenamiento de voceros, sobre todo cuando hablamos de justificar presupuestos, muchas organizaciones ya han comprendido la importancia y los beneficios de entrenar adecuadamente a sus voceros para salir y dirigirse a cualquiera de sus audiencias objetivo, teniendo en cuenta que son los primeros constructores del branding de la empresa y marca que representan.
Si bien es cierto que el fin del entrenamiento de voceros es identificar y preparar a los speakers para sostener un contacto efectivo con sus stakeholders -clientes, prensa, empleados, comunidad, entre otros- de manera que puedan comunicar mensajes enfocados y positivos acerca de su compañía y sus productos/servicios; también es algo real que no se trata únicamente de saber qué decir, y decirlo porque alguien más nos recomendó decirlo. Es importante ir más allá.

Establece tus metas

Una parte esencial para el éxito del entrenamiento de voceros, es no quedarse con sólo saber qué decir; esto es, debemos establecer las metas que queremos alcanzar, ya sean personales o de negocio; buscando responder las preguntas de nuestras audiencias objetivo y conseguir un impacto que se vea reflejado en nuestra organización.
Ésta es la razón por la que muchas compañías no ven tangible o cuantificable su inversión en esta herramienta, ni mucho menos de sus encuentros con la prensa u otras audiencias objetivo.
Si no tenemos objetivos definidos de lo que realmente queremos comunicar, seguro que será muy fácil cometer algún error al momento de comunicar nuestros mensajes, lo cual impactará el éxito del encuentro, por lo que algunas metas básicas que podríamos considerar antes de nuestro entrenamiento de voceros y como resultado de nuestros encuentros con las audiencias, tienen que ver con:

1.- Mensajes clave claros, consistentes y concisos

No debemos dejar pasar un encuentro sin comunicar las fortalezas y diferenciadores de la organización, lo que permite contar la historia de su marca de manera focalizada, da consistencia y personalidad, además de crear percepción y posicionamiento entre sus audiencias por su repetición constante.

2.- Construir la reputación

Los encuentros con las audiencias objetivo, deben ayudar a construir una buena reputación personal, corporativa y de marca; lo cual te ayuda a atraer y retener clientes, y genera mayores niveles de satisfacción y compromiso y fidelidad hacia tu marca.

3.- Crear empatía

Haz que la audiencia esté a gusto contigo, de manera que se sienta con la confianza de acudir a la marca nuevamente para servirle como fuente fidedigna de información y, sobre todo, como visionario en determinado tema.

4.- Conocer los temas sensibles

Es necesario que como vocero de una organización conozcas las situaciones de vulnerabilidad externas y/o internas, que de convertirse de dominio público, pueden repercutir en su imagen, lo que permitirá proteger la reputación de la empresa y dar respuestas bajo la postura oficial.

5.- Contestar según las políticas de comunicación corporativa

Existen ciertos lineamientos establecidos por cada organización que regulan el contacto de los voceros con sus audiencias objetivo y es importante conocerlas, si no cuentan con ellas, pueden acercarse a un experto que los apoye con guías prácticas para sus encuentros.

6.- Imagen pública

Si el encuentro es grabado o videograbado, debes lucir lo suficientemente cómodo, seguro y tranquilo como para reflejar lo que eres, haces y el puesto que tienes.

7.- Llevar a la acción

Ésta es quizá la gran meta de todo buen vocero, pues debes conseguir que quienes lean, escuchen o vean tus comentarios, tomen las acciones que tú y tu compañía esperan; a saber, comprar un producto, contratar un servicio, realizar alguna inversión, etcétera.

Muchas veces, el entrenamiento de voceros y su consecuente cobertura mediática y visibilidad entre las audiencias, nos deslumbran y hacen que nos olvidemos de la meta prioritaria; por ello, es imperante recordar que todos nuestros esfuerzos deben ser abordados pensando en una meta específica que provocará conquistar la mente y corazón de nuestras audiencias objetivo en cada oportunidad.
Así que si todavía no defines los objetivos que quieres alcanzar con esta táctica de comunicación, detente por un momento y piensa en la meta que tú o tu compañía desean alcanzar. Esta meta debe estar antes que todo; de nada vale “hablar” si no se tiene claro “para qué hablar”. No en vano, el filósofo y orador romano Lucio Séneca, decía: “Si un hombre no sabe a qué puerto navega, ningún viento es favorable”.
El buen vocero tiene cualidades al momento de hablar, pero no nace, se hace con la experiencia y trato constante con sus audiencias.
Una vez identificado como la voz de la organización, la vocería es un trabajo de 24 horas los 7 días de la semana, por lo cual tener las herramientas necesarias para realizar esta labor que combina elementos verbales y no verbales, harán que cada encuentro sea exitoso, al expresar en cada oportunidad sus fortalezas y diferenciadores con información de valor.